چگونه یک نامه استخدامی مناسب بنویسیم ؟

نامه استخدامی اولین گام برای تصاحب شغل می باشد. به یاد داشته باشید که کارفرمایان روزانه هزاران نامه استخدامی و رزومه دریافت میکنند. هدف شما باید پیشی گرفتن از بقیه باشد. یک نامه استخدامی خوب می تواند شما را بهترین فرد برای شغل مورد نظر جلوه دهد. 
در زیر توصیه هایی جهت نوشتن یک نامه استخدامی موفق آمده است:
1 - نامه خود را قبل از فرستادن غلط گیری و اصلاح نمایید. 
اگر بخواهید که به طور حرفه ای نامه را بنگارید، حتماً باید نامه شما خالی از اشتباهاتی نظیر اشتباهات چاپی، املائی و دستوری باشد. بیشتر نامه های از این دست به دلیل چنین اشتباهاتی تاثیر داده نمی شوند. 
2 - نامه خود را به نام فردی که شما را استخدام می کند مثلا به مدیریت استخدام و یا قسمت استخدام ارسال کنید. 
با شرکت فوق تماس بگیرید و نام فردی که در قسمت استخدام مسئول این گونه امور است را گرفته و نامه خود را به نام ایشان ارسال نمایید. این کار ابتکاری است که تاثیر مثبتی را بر روی خواننده نامه استخدامی شما می گذارد. 
3 - نامه خود را به نام شخص بفرستید، نه به نام شرکت. 
در صورت امکان از اسم و سمت شخص فوق استفاده کنید. تذکیر یا تانیث ایشان را در صورت عدم آگاهی حدس نزدید. هدف شما این است که نامه را برای فردی ارسال کنید که قصد دارد شما را استخدام کند و شما نیز قصد همکاری در آینده را با ایشان دارید
4 - با کلمات دلخواه خود بنویسید
نامه استخدامی شما مانند رزومه باید کاملاً نشان دهنده و بازتاب اندیشه و تفکر شما نسبت به شغل جدید باشد. کارفرمایان دنبال اطلاعات علمی و همچنین شوق و ذوق کاری شما هستند
5 -کتابهای مرجع را برای برطرف کردن و احیاناً کمک در نکات دستوری و املائی بکارگیری.   اگر اشتباهات املائی و یا دستوری داشته باشید، واقعاً نکوهش آور خواهد بود. هرگز در استفاده از کتابهای مرجع و لغت تردید نکنید و حتی از کتابهای گوناگون که در دستور، لغت و ادا کردن کلمات کمک می کنند بهره بگیرید. 
6 - در نامه خود نشان دهید که اطلاعاتی از سازمان یا شرکت مربوطه دارید. 
به این ترتیب می توانید نشان دهید که درباره ایشان تحقیق کرده اید و همینطور بدون اطلاع شماره تلفن شرکت فوق را نگرفته اید. شما می دانید که در شرکت مزبور چه کسانی هستند و چه میکنند و به همین دلایل انتخابشان می کنید
7 - از عبارات و جملاتی استفاده کنید که برای کارفرما قابل شناخت و معنی دار باشد
نامه خود را تا جایی که ممکن است مرتب و معنی دار جلوه دهید. سعی کنید آن را طبقه بندی شده عرضه کنید. وارد کلمات و اطلاعات تخصصی و حرفه ای خود که به شغل مورد نظر مربوط نیستند، نشوید
  8 - مطئمن شوید که آدرس و شماره تلفن تماس خود را در نامه قید کرده اید
حتماً باید آدرسی که جواب نامه شما می بایست به آن بازگردد را ذکر کنید. که این آدرس می تواند شامل کد پستی، شهر، تلفن و آدرس محل سکونت باشد
 9 - حالت رسمی و اداری به نامه بدهید تا خود را حرفه ای جلوه دهید
در این صورت نامه شما برای طرح مصاحبه نزدیک شده در واقع ارزش نامه هنگامی آشکار می شود که برای مصاحبه دعوت شوید
10 - “من“ را کم ارزش جلوه دهید و به “شما“ اهیمت بدهید
سعی کنید عباراتی مانند “من انتظار دارم“ را به “شما می خواهید“ تبدیل کنید. در واقع عبارت “ شما می خواهید“ مربوط به خواسته های کارفرما می باشد و باید مشخص شود که شما چه کاری می توانید برای شرکت کارفرما انجام دهید. در واقع هر چه بیشتر به خواسته های کارفرما بها دهید، میل انجام مصاحبه با شما افزایش می یابد
 11 -  مطالب را با اطمینان بیان کنید اما خود نمایی نکنید
تمامی ملزومات انجام کار را شرح دهید. سعی کنید مسیری برای ارتباط مناسب بین توانایی ها و قابلیتهای خود و نیازهای کارفرما پیدا کنید. تاکید کنید که می توانید خود را با شرایط کاری وفق دهید، چرا که این امر برای کارفرمایان بسیار مهم است
 12 - مطئمن شوید که کارفرما نامه شما را با بینش منحصر به فرد مربوط به شما می خواند
موضوع اصلی تمامی موارد قابل ذکر در نامه را تجربه، توانایی، قدرت, هنر و نیروی کاری خود قرار دهید و نیز شرح دهید که چگونه این موارد در خدمت شرکت قرار می گیرد و در این هنگام سعی کنید از کلمات و جملاتی استفاده کنید که به گرمی حالات شما را بیان کند. 
 13 - نامه خود را به گونه ای طرح کنید که نشان دهد شما شایسته همکاری با ایشان هستید. 
توضیح دهید که شما که هستید و چه کاری را می خواهید برای کارفرما انجام دهید. بیان کردن این حالات در لغت زیاد مشکل نیست و نیز نشان دهید که شما خود نیز درخواست همکاری دارید. 
 14 - ساختار نامه خود را به گونه ای تنظیم کنید که بیان کننده هدف ویژه شما باشد. 
هدف اصلی نامه استخدامی خود را در پاراگراف ابتدایی شرح دهید، تصمیم بگیرید که بر روی این موضوع زیاد بحث کنید و مطمئن باشید که در عین حال این کار شما انگیزه کارفرما را برای به جریان انداختن کار شما بیشتر تقویت می کند. 
 15 - برای درجات علمی و مدارج تحصیلی خود در نامه اهمیت قائل شوید. 
مدارج علمی خود را به نحوی مشخص تر نمایید. مثلا نوع قلم آنها را عوض کنید و یا زیر آنها خطی بکشید. حتی می توانید آنها را درلیستی ارائه نمایید. فقط در تمامی این حالات سعی کنید خوانایی آنها از بین نرود. این کار حتی وقتی کارفرما نامه شما را سطحی هم می نگرد، می تواند بقدر کافی مؤثر باشد. 
 16 - نامه استخدامی را مختصر و مفید و خلاصه ارائه کنید. 
نامه را ساده و تمیز ارائه نمایید و نه در هم ریخته. در هر پاراگراف از هفت خط بیشتر ننویسید حتی سعی کنید در هر پاراگراف از پنج خط یا کمتر بهره ببریید. طول جملات را تنوع ببخشید، هیچ یک از جملات خود را طولانی عرضه نکنید اما آنها را کوتاه هم قطع نکنید. یک صفحه، برای یک نامه استخدامی کاملا ً کافیست. 
 17 - توانایی های خود را با دلیل اثبات کنید. 
برای هر شغل و سمتی دو نوع توانایی لازم است. 1 - مهارت فنی که در واقع مهترین ارزش نیز می باشد. 2 –تجربه کاری که برای کارفرمایان بسیار مهم است. داشتن اولین نوع مهارت به تنهایی کافی نیست ولی همراه شدن آن با مهارت نوع دوم کاملا موفقیت آمیز است. 
 18 - فقط نامه اصلی را بفرستید
هرگز کپی نامه اصلی را به تنهایی یا همراه آن نفرستید. سعی کنید از چاپگرهای سوزنی استفاده ننمایید. ارسال نامه دست نویس نیز کار درستی نمی باشد. 
 19 - کپی رزومه خود را نیز به نامه استخدامی پیوست نمایید. 
  به خاطر داشته باشید که هدف شما از نامه استخدامی این است که رزومه خود را به دست کارفرما برسانید و شرایط مصاحبه را فراهم نمایید. 
20 - عکس خود را به نامه خود الصاق نکنید.             
 به جز مواردی که نامه استخدامی برای شغلهایی مانند بازیگری و شغلهایی که با چهره سر و کار دارند، نوشته می شود، اختصاص دادن فضایی به عکس در نامه استخدامی کاری بیهوده است. برای کارفرمایان صرفا دانستن قابلیتها و توانهایی های شما در ارتباط با شغل مربوطه مهم است. 
 21 -نامه خود را با درخواست مصاحبه تمام کنید. 
اصلی ترین هدف از نگارش نامه استخدامی همانا رسیدن به مرحله مصاحبه است. بنابر این در خواست مصاحبه در انتهای نامه را فراموش نکنید. 

با بازخوردهای منفی مدیرمان چه کنیم؟

بازخورد گرفتن از جانب مدیر یا سرپرست مافوق نه تنها اجتناب ناپذیر است بلکه لازمه رشد و پیشرفت نیز می باشد. یک ضرب المثل انگلیسی می گوید: «بازخورد صبحانه قهرمانان است.» با این وجود بازخورد گرفتن کار آسانی نیست زیرا ما به طور طبیعی در مقابل انتقاد واکنش نشان می دهیم حتی اگر مطمئن باشیم فرد انتقاد کننده با نیت خیر به ما بازخورد داده است.

 

خانم جن هو از نویسندگان مجله دانشگاه هاروارد استعاره جالبی را برای بازخورد به کار برده است. ایشان عنوان می کند که بازخورد هر چقدر هم به شکل اصولی و درستی ارائه شود برای فرد گیرنده شبیه مشتی است که به شکم او زده می شود. وقتی به شکم ما مشتی بخورد به سرعت و به طور طبیعی خود را جمع و حالت دفاعی به خود می گیریم.

با در نظر گرفتن تمام این موارد باید به دنبال راه هایی باشیم که هنگام دریافت بازخورد از مدیران مافوق حالت دفاعی خود را به پایین ترین میزان برسانیم و بیشترین بهره را از بازخورد ببریم. در ادامه به چند اقدام مهم در این زمینه اشاره می کنیم:

 

جلوی هرگونه واکنش سریع را بگیریم

زمانی که بازخورد دریافت می کنیم، بخش آمیگنال در مغزمان هدف قرار می گیرد. آمیگنال بخشی از سیستم لیمبیک است که زمانی که ما با خطری مواجه می شویم، به ما پیغام می دهد که بمانیم یا فرار کنیم. متاسفانه ممکن است مغز، بازخورد را تهدید به حساب آورد و برای محافظت کردن از ما، فرمان عکس العمل سریع صادر کند.

مسئله اینجاست که مشکل در وهله اول، رفتاری بوده که باعث مطرح شدن آن بازخورد شده، ولی مغز از تحلیل این فرآیند ناتوان است. بنابراین باید تمام تلاش خود را به خرج دهیم که در میانه راه، حرف فرد بازخورد دهنده را قطع نکنیم و اجازه دهیم پیام او به پایان برسد. سپس می توانیم به دنبال پاسخ باشیم. حفظ خونسردی در زمان بازخورد گرفتن مهارتی است که اگر آن را یاد بگیریم، کارآیی بالاتری خواهیم داشت.

بگوییم «متشکرم»

زمانی که پیام فرد بازخورد دهنده به پایان رسید، قبل از هر کاری، نفس عمیقی بکشید، به او لبخند بزنید و بگویید متشکرم. در هر صورت این فرد برای شما اهمیت قائل شده و وقت گذاشته و همین کافی است برای این که با یک تشکر زبانی پاسخ او را بدهیم. به علاوه، من به شما قول می دهم که این عمل تاثیر بسیار زیادی روی مکالمه شما با مدیر یا سرپرست تان خواهد داشت.

با یک بازخورد همه چیز زیر سوال نمی رود

زمانی که یک بازخورد منفی به ما داده می شود، تمایل طبیعی و ناخودآگاه این است که آن را یک تخریب شخصیتی کامل به حساب آوریم. برای مثال زمانی که به ما گفته می شود «دیر به سر کار می آیید»، آنچه که ما می شنویم این است که «همیشه دیر به سر کار می آیید» بنابراین به سرعت به دنبال روزهایی می گردیم که نه تنها به موقع بلکه زودتر از ساعت کاری در محل کار حاضر شده ایم. توجه داشته باشید که بازخوردی که به شما داده شده بود، یک بازه زمانی خاص را شامل می شد و نباید آن را به تمام روزها تعمیم می دادید.

پیشنهاد من این است که ابتدا بازخوردی را که به شما داده شده بنویسید. سپس هر چیزی را که در مورد آن بازخورد از نظر شما اشتباه است بنویسید. در انتها آنچه را که از نظرتان مثبت است، یادداشت کنید. با این روش مشاهده خواهید کرد که فرد بازخورد دهنده قصد تخریب شما و شخصیت تان را ندارد.

 

آیا بازخوردهایی که می گیرید روند منظمی دارد؟

توجه نکردن به بازخورد و گذر کردن از کنار آن کار ساده ای است. اما قبل از این که این کار را انجام دهیم بهتر است لحظه ای تأمل کنیم: آیا این بازخورد را قبلا نیز دریافت کرده ایم؟ آیا مورد مشابهی وجود داشته است؟ اگر برای اولین بار است که این بازخورد منفی را دریافت کرده ایم می توانیم نسبت به آن بی اعتنا باشیم (هر چند من معتقدم که حتی همین یک مورد را نیز نباید مورد بی توجهی قرار داد) ولی اگر با بررسی گذشته به الگویی از بازخوردهای مشابه دست یافتیم حتما لازم است عمیق تر و جدی تر به موضوع فکر کنیم.

با اشتیاق گوش دهید و سوال بپرسید

صدای درون مان را لحظه ای ساکت کنیم و از خود بپرسیم چرا این فرد به این شکل در مورد من فکر می کند؟ فراموش نکنیم که بازخورد، پاسخ به مشکلی است که ما شاید تا آن لحظه تشخیص نداده ایم. بنابراین آن را فرصتی برای بهبود و پیشرفت ببینیم. پس از آن که پیام فرد بازخورد دهنده را دریافت کردید از سوالات زیر استفاده کنید: (برای مثال فرض کنید مدیر شما درباره بی توجهی شما در جلسه تیم فروش به شما بازخورد می دهد.)

- من در طول جلسه کاملا گوش می کردم. با این وجود می توانم خواهش کنم بگویید چه زمانی این تصور به ذهن شما آمد؟

- منظور شما از ... دقیقا چه چیزی است؟

 

- در کدام جلسات یا شرایط دیگر رفتار مشابهی را از من دیده اید؟

- برای آن که در آینده تغییری در این رفتار ایجاد شود، چه پیشنهاد مشخصی دارید؟

- برای مرحله بعدی چه توصیه ای برای من دارید؟

بازخورد گرفتن را فرصتی برای اصلاح و رشد بدانیم. هر چند خیلی از مدیران ما نحوه درست بازخورد دادن را نمی دانند. آنها نیز باید در این زمینه آموزش ببینند اما مهم این است که بدانیم بازخورد فرصتی برای یادگیری است. بدون آن که برای آن وقت و هزینه ای صرف کرده باشیم.

شروع و پایان روزکاری افراد موفق چگونه است؟

اگر به دنبال راهکارهایی برای بهتر شدن میزان خلاقیت، عادات و روتین‌های زندگی‌تان باشید، حتما از این موضوع آگاه هستید که این راهکارها برای همه به جواب نمی‌رسد. اما می‌توان به این موضوع اشاره کرد که روش‌های متعددی برای شما وجود دارد و فرصتی برایتان وجود دارد تا آن‌ها را امتحان کنید و گزینه مناسب را بیابید.

یکی از روش‌ها که تأثیر بسزایی بر میزان خلاقیت شما در ساعات کاری دارد، نحوه‌ای است که روز کاریتان را شروع می‌کنید و به آن خاتمه می‌دهید. به همین دلیل از مدیران برتر کسب و کار و تجارت در مورد روتین روزانه‌ای که دارند، سؤالاتی پرسیده شده است. در ادامه به برترین موارد اشاره‌شده خواهیم پرداخت.

پیاده‌ به محل کارتان بروید

اندی کتز مِی‌فیلد، مؤسس و مدیرعامل کمپانی هری گفته است.اکثر روزها من سعی می‌کنم پیاده به محل کارم بروم.

کتز مِی‌فیلد می‌گوید در طول ۲۰ دقیقه پیاده‌روی که دارد ایمیل‌هایش را پاسخ نمی‌دهد و از تلفن هوشمندش استفاده نمی‌کند.

پیاده‌روی یکی از لحظات آرامش‌بخش من است که در طول روز تجربه می‌کنم. این مدت‌زمان کوتاه باعث می‌شود کمی از کارم دور شوم و به آرامش برسم.

لیلا جانا، مدیرعامل ساماسورس نیز هر روز با پیاده‌روی در محل کارش حاضر می‌شود. کمپانی ساماسورس کارمندان خود را دورکار انتخاب می‌کند. جانا در مسیرش به شرکت، موسیقی گوش می‌دهد و می‌گوید موسیقی باعث می‌شود فشار و استرس وی کاهش یابد.

ملانی ولان، مدیرعامل سول‌سایکل صبح‌ها به ورزش نیز می‌پردازد. او می‌گوید ورزش بهترین کاری است که می‌توانید روزتان را با آن شروع کنید. شاید در ابتدای روز کمی از تخت خواب برخاستن سخت باشد؛ اما همین‌که برخاستید و به تمرین ورزشی مشغول شدید، احساس بسیار خوبی خواهید کرد و میزان خلاقیتتان در طول روز بسیار بیشتر خواهد شد.

ابتدا فرزندان، سپس پاسخ به ایمیل‌ها

شمار زیادی از مردم پس از اینکه بیدار می‌شوند، به سراغ تلفن هوشمند یا لپ‌تاپ می‌روند و به ایمیل‌هایشان پاسخ می‌دهند. مدیران موفق حوزه‌ی کسب‌وکار با این عمل موافق نیستند. دنیلا یاکوبوسکی، مدیرعامل استارت‌آپ جواهرسازی بابل‌بار تنها ایمیل‌ها را چک می‌کند و خواندن و پاسخ دادن به آن‌ها را به زمان دیگری موکول می‌کند:

من مانند افرادی نیستم که هر روز پس از بیدار شدن سریعا روز کاریشان را شروع می‌کنند. به همین علت سعی می‌کنم روز خود را با چک کردن ایمیل و اخبار جدید شروع کنم.

ملانی ولان نیز کار مشابهی انجام می‌دهد. او مدت‌زمان چک کردن ایمیل و اخبار را به ۱۵ دقیقه محدود کرده است. با مدیریت درست زمان، من می‌توانم زمان بیشتری در کنار فرزندانم سپری کنم. با رعایت یک روتین منظم، می‌توانم مانع انجام دو کار به‌صورت هم‌زمان شوم.

ملانی همچنین گفته است سعی می‌کند زمانی که در شهر است، فرزندانش را شخصا به مدرسه ببرد.

کتز مِی‌فیلد می‌گوید بسیاری از مدیرانی که وی با آن‌ها صحبت کرده است، بیشتر زمانی که صبح‌ها دارند با فرزندانشان سپری می‌کنند. مِی‌فیلد صبح‌ها تنها به چک کردن حساب توییترش بسنده می‌کند و زمانش را با دخترش می‌گذراند.

کریستینا آگاپاکیس، یکی از مسئولان استارت‌آپ Ginkgo Bioworks صبح خود را با پسرش سپری می‌کند.چک کردن ایمیل برای من که پسر دوساله‌ام مانند آلارم عمل می‌کند کمی سخت است. نگهداری از یک کودک کمی روتین کاری آگاپاکیس را تغییر داده است. درواقع وی مجبور شده کار و زندگی شخصی‌اش را بیشتر از پیش از یکدیگر جدا سازد. او توضیح می‌دهد. حرف‌های زیادی می‌توان در مورد حفظ میزان خلاقیت در خانه یا در محل کار زد. اما مراقبت ۲۴ ساعته از یک نفر دیگر باعث شده است تا من متوجه شوم اولویت‌بندی چقدر اهمیت دارد.

قبل از خواب از اتفاقات روز کاری و تکنولوژی فاصله بگیرید

شب‌ها هم به‌اندازه‌ی صبح‌ها اهمیت دارند. درواقع کاری که در شب انجام می‌دهید بر میزان خلاقیت روز بعد تأثیر می‌گذارد. یکی از مواردی که توصیه شده است قبل از خواب از آن‌ها استفاده نکنیم، تلفن هوشمند است. نمایشگر تلفن هوشمند نوری ساطع می‌کند که برای چشمان ما مضر است و باعث خستگی چشم می‌شود. این نور بر خوابمان نیز تأثیر بدی می‌گذارد.

برایان جانسن، مدیرعامل و مؤسس استارت‌آپ کرنل، به این موضوع اهمیت بسیاری می‌دهد. وی توضیح داده است:

من دستگاه‌هایم را ساعت ۹ شب خاموش می‌کنم و بین ساعت ۱۰ شب تا ۶ صبح می‌خوابم. همچنین در شب‌های کاری ۳ میلی‌گرم ملاتونین مصرف می‌کنم و میکوشم که بعد از ساعت ۶ عصر کربوهیدرات مصرف نکنم.

بن لم، مدیرعامل و مؤسس کمپانی Conversable می‌گوید:

هر شب بعد از اینکه کامپیوتر و دستگاه‌های دیگر را خاموش کردم به حمام می‌روم و دوش آب گرم می‌گیرم تا دمای بدنم افزایش یابد. سپس حرکات کششی انجام می‌دهم و با مطالعه سعی می‌کنم کمی از اتفاقات روز فاصله بگیرم.

هر یک از مدیران موفق به داشتن روتینی برای فراموش کردن اتفاقات روز کاری اشاره کرده‌اند. این یعنی هر یک از ما نیز باید مدتی از اتفاقات روز فاصله بگیریم تا برای روز کاری بعدی به‌اندازه‌ی کافی انگیزه داشته باشیم.

تغییر را از خودتان شروع کنید

شیوا وکیلی روانشناس و مشاور در گفتگو با خبرنگار حوزه ازدواج و خانواده گروه اجتماعی باشگاه خبرنگاران جوان؛ اظهار داشت: یکی از دغدغه‌های زوجین در سال های اولیه ازدواج، سعی در تغییر رفتار طرف مقابل است که در بیشتر موارد با شکست مواجه شده و زمینه ساز بروز اختلافات و درگیری‌ها می شود.

وی در ادامه افزود: بسیاری از جوانان هنگام آغاز زندگی مشترک با خیال تغییر رفتار طرف مقابل خود اقدام به ازدواج می کنند، که باید در نظر داشته باشند که گاهی رفتاری  از همسر خود  تغییر آن را دارند، به هیچ وجه منطقی و قابل انجام نیست.

وکیلی تصریح کرد: زوج های جوان باید بدانند که نیازی به گفتن این جمله که فلان رفتار تو بد است و باید تغییرش بدهید ، به همسر خود نیست بلکه بهترین روش برای اصلاح رفتارهای نادرست وی، زمانی است که او رفتار صحیح شما و تاثیرات مثبت آن را مشاهده کند و در این شرایط طرف مقابل  سعی در تغییر رفتار خویش می کند.

این روانشناس در پایان اضافه کرد: هرگز با همسر خود برای تغییر رفتارش جر و بحث نکنید و از گفتن جملاتی نظیر من خوب هستم و تو بد یا تو را این گونه دوست ندارم، به او بپرهیزید همچنین از گوشه و کنایه زدن یا تحقیر و سرزنش وی خصوصا در جمع دوستان و آشنایان دوری کنید زیرا باعث ایجاد تنش در روابط شما و بروز پرخاشگری همسرتان می‌شود.